Hallituksen toimintaa vuonna 2022
Hallitus on toiminut vuosikokouksessa hyväksytyn toimintasuunnitelman 2022-2024 mukaisesti.
6 § Hallitus Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valittu puheenjohtaja ja 7-11 muuta varsinaista jäsentä. Jäseniä valittaessa otetaan huomioon eri sukuhaarojen tasapuolinen edustus. Hallituksen toimikausi on varsinaisten sukukokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt sekä voi perustaa tarpeellisia toimikuntia tai neuvoa-antavia elimiä. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Seuran hallitus pitää sukuseuran jäsenluetteloa.
Kokoukset 2022
Hallitus on piti vuonna 2022 yhdeksän kokousta, 8 TEAMS kokousta sekä 1 kokoontumiskokouksen Tampereella. Hallituksen jäsenten osallistuminen on ollut kiitettävää. Teams on toiminut kokousalustana hyvin.
Jokaisessa hallituksen kokouksessa käsitellään yhdistyksen talous, edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyntä, tiedottaminen ja muut ajankohtaiset asiat. Toiminta perustuu vuosikokouksessa hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan, johon on erikseen tarkennettu toiminnat vuosittain.
Vuoden 2022 ja koko toimintakauden 2022-2024 tärkein asia oli sukujuhlan järjestäminen ja suvun tarinalehden toimittaminen. Sukuseuran säännöissä on sukuseuran tarkoitus. Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Hyssän suvun vaiheita ja historiaa, vaalia niihin liittyviä perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.Hallituksen kokouksiin puheenjohtajan on laatinut kokousten esityslistan sekä teemoittanut kokoukset. Hän on myös vastannut teams kokousten teknisistä järjestelyistä. Kokouksista sihteeri laatii pöytäkirjan,joka lähetetään hallituksen jäsenille kommentoinneille ja pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.
Nostoja vuoden 2022 kokousten päätöksistä
-Vuonna 2022 päätettiin jäsenmaksun keräämisestä 30€/5 vuotta, jotta saimme pohjakassaa tulevaa sukujuhlaa varten. Pohjana oli edellisten sukujuhlien budjetit ja tiedot lehden kustannuksista. Jäsenmaksuja saatiin kerättyä 104 kpl.
-Jäsenmaksut ovat 30€ perhekunta. Sukuseuran talous oli hyvässä kunnossa lähdettäessä lehden ja juhlan järjestämiseen. Hallituksen kokouksessa7.4.2022 todettiin, että tilillä oli rahaa 6151,88€.
Vuoden 2021 lopussa aloitettiin sukujuhlan 2022 suunnittelu ja se jatkui aina 3.9. juhlaan saakka, juhlan teemana oli ”Nuoret mukaan”
Juhlaa varten oli tärkeää tehdä jäsentietojen päivittäminen, se suoritettiin vuoden 2022 alussa.
Viestinnässä on yhdistysavain eli sähköinen GDPR mukainen ja suojattu jäsenrekiste . Jäsenrekisterin kautta lähtee jäsen tiedotteet. Tiedotteita ja jäsenkirjeitä lähti sekä sähköpostitse, että tekstiviestein 9 kpl . Toinen pääkanava jäsenviestintään on ollut yhdistyksen nettisivut, joista on vastannut puheenjohtaja.
Tarinalehden toimittamisen vastuuttaminen ja lehden materiaalien kokoaminen oli iso operatiivinen toimi, joka totetutettiin kevään lopussa ja kesän aikana (päätös lehden tekemisestä tehtiin 16.9.2021). Lehden toimituskuntana toimi hallitus.
Sukujuhlan viestintäsuunnitelma ennen ja jälkeen juhlan sekä juhlan kuvaaminen ja taltiointi. Sukujuhlasta viestittiin paikallislehdelle ja jäsenistölle nettisivujen kautta.
Sukujuhlan käytännön järjestelyt (yhteistyökumppanit, ohjelma, materiaalit, tarjoilut, koristelut, esiintyjät, nettisivujen käyttö jne) Sukujuhlan järjestelyt veivät aikaa n 10 kk. Sukujuhlasta saatu palaute oli erinomainen.
WhatsUp ryhmä on toiminut halllituksen omana viestintäkanavana.
Sukuseurassamme on 538 jäsentä. Olemme iso sukuseura, jonka jäseniä on monella mantereella. Toiminta jatkuu v. 2023 suunnitellusti.